GOBD: MYTHOS ODER REALITÄT?

Haben Sie Ihren Belegfluss in Bezug auf Ihre Unternehmensbereiche, Ihre Prozesse, Ihre IT-Systeme und die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater beschrieben und dokumentiert? Alle Prozesse, Prozessabläufe und organisatorischen Regelungen sind in der Verfahrensdokumentation festzuhalten. Es ist also ein Nachweis zu führen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD erfüllt sind. Dazu gehört auch die Beschreibung der Verantwortlichkeiten und des internen Kontrollsystems (IKS) sowie der eingesetzten Hard- und Software.

Wichtig zu wissen ist dabei, dass bezogen auf die oben genannten Punkte die Verantwortung für Fehler bei der Anwendung der GoBD allein beim Unternehmer liegen. Aussagen Dritter oder Zertifikate dienen der Finanzbehörde nur als Entscheidungshilfe.

Ist mein Unternehmen GoBD-konform?

Die Pflichten aus der GoBD bringen für jedes Unternehmen viele Fragen mit sich. Wie und wo fange ich an, die GoBD umzusetzen? Prüfen Sie, ob Sie den Anforderungen der GoBD gewachsen sind!

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Unsere Angebote zum Thema GoBD

GoBD umsetzen – Welcher Weg ist für Ihr Unternehmen der richtige?

Der wichtigste Schritt ist die gewissenhafte Analyse der organisatorischen, prozessualen und technischen Notwendigkeiten. Dort, wo technische Grenzen sind, gilt es, mit organisatorischen Maßnahmen Abhilfe zu schaffen. Die daraus resultierenden Lösungskonzepte sind in Ihrer Verfahrensdokumentation gemäß GoBD zu dokumentieren.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Sie erhalten eine Rechnung per Mail. Diese legen Sie elektronisch in einem Verzeichnis ab und drucken Sie aus. Dann machen Sie auf dem Ausdruck einen Buchungsvermerk. Gemäß der GoBD dürfen Sie Papierbelege digitalisieren, aber wenn ein Beleg digital ist, müssen alle Nachfolgeversionen ebenfalls wieder digital sein. Digitale Belege müssen also digital weiterverarbeitet werden.

Was bedeutet das in diesem Beispiel?

  • Der veränderte Papierbeleg muss wieder eingescannt und als „Version 2“ des Urprungsbeleges gekennzeichnet und elektronisch abgelegt werden.
  • In der Verfahrensdokumentation wäre zu erläutern, wie dieser Vorgang stattfindet.
  • Im internen Kontrollsystem ist zu definieren, wie Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter diesen Vorgang auch gemäß der Vorgabe durchführen und wie Sie dieses Vorgehen prüfen.

Welche Konsequenzen hat das für Unternehmer?

Vor allem in kleineren Unternehmungen ist die Sichtweise verbreitet, dass mit der Übergabe der Belege an den Steuerberater und der Buchung (durch ihn) den Regeln der GoBD Genüge getan ist. Doch das ist ebenso wenig korrekt wie die Verwendung einer zertifizierten Software. Die Verantwortung für seine Buchführungspflicht (und somit Fehler bei der digitalen Buchführung sowie eine fehlende oder ungenügende Verfahrens- oder Prozessdokumentation) liegt allein beim steuerpflichtigen Unternehmer. Dies betrifft auch die Datenzugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung und die Archivierung bzw. Speicherung der Belege und Dokumente. Anders formuliert:

Es geht hier nicht nur um die Buchhaltung als solche, sondern um den kompletten Prozessablauf in Bezug auf steuerlich relevante Dokumente.

Steuerlich relevante Belege sind alle, die zu einem Vorgang gehören. Also die Materiallisten oder Zeiterfassung der Mitarbeiter zu einem Auftrag oder alle Mails (die als Handelsbrief gelten) oder sonstige steuerlich relevante Dokumente. Welche Dokumente im Einzelfall als steuerrelevant gelten können – neben den primär vorzuhaltenden strukturierten Daten aus den IT-Haupt- und Nebensystemen – ergibt sich aus folgender nicht abschließender Übersicht:

Einige ergänzende Informationen